Как правильно организовать хранение счетов? Одна простая система, которой я живу
Многие из нас успешно адаптировали домашние офисы у себя на кухне за время пандемии. И если раньше нам приходилось вести учет только лишь бесконечных счетов, бланков, квитанций и различных купонов, то сейчас к ним добавились еще офисные распечатки.
«Бумажный» беспорядок – это вовсе не забавная проблема или проблема, которую можно легко и быстро решить. Мы все понимаем, что сортировка этих бесконечных стопок может быть достаточно затруднительной, поэтому многие предпочитают делать вид, что нет никакой проблемы и легко могут найти нужный счет.
Но лично я однажды усвоила урок, что игнорирование проблемы вовсе не решает ее. На самом деле отрицание только лишь усложняет ее решение в будущем. Тоже самое касается и хаоса с бумагами. Поэтому сегодня я расскажу вам о простой системе, которую вы сможете легко внедрить в организацию вашего дома, чтобы упорядочить свои документы и навсегда избавиться от «бумажного» беспорядка.
Итак, самый простой способ привести все бумаги в порядок – разделить их на три категории и, следовательно, определить им три места хранения (не считая, коробки для хранения важных бумаг). Я для определила следующие категории:
- входящие бумаги – сюда должны попадать все документы и платежки, которые только лишь «переступили» порог вашего дома. Ваша задача – регулярно просматривать этот ящик с входящей корреспонденцией и решать, куда следует отправлять каждой документ дальше.
- контейнер для чтения. Наличие такого ящика чрезвычайно полезно, если вы выписываете журналы и газеты. Он помогает отсортировать такие материалы для чтения сразу же на входе и не тратить много времени на их поиски, когда вы захотите почитать. Чтобы контейнер для чтения не оказался пустой затеей, нужно расположить его в правильном месте – например, возле любимого кресла или кровати.
- и наконец, органайзер для хранения документов. Это последний, но, пожалуй, самый важный кусок в организации домашнего документооборота, т.к. именно эта система призвана упорядочить все ваши важные бумаги так, чтобы их всегда можно было легко найти. Причина, по которой я называю этот пункт именно «системой», а не картотечным шкафом, заключается в том, что у вас может быть более одного места для хранения различных документов. И как вы сможете убедиться ниже, мои бумаги разделены между двумя разными органайзерами.
1. Первый мой органайзер состоит из нескольких папок с файлами, каждая из которых предназначена для хранения определенного типа почты или документов. Особенно мне нравится использовать подвесные папки с файлами, потому что они просты в использовании и доступны в большой вариации красивых цветов. Каждая из этих папок должна иметь определенное назначение и представлять часть того самого бумажного хаоса, который обычно образовывается после получения почты. Вот несколько примеров папок, которые я использую: папка для каждого члена семьи (школьные документы, квитанции из садика, оплата парковки и т.д.), неоплаченные счета, купоны, квитанции, расходы по текущим проектам (например, ремонт), папка с расходами или вопросами на каждый месяц или квартал года (если какое-то событие имеет строгую привязку к конкретной дате).
2. После того, как вы определили и заполнили папки с файлами, вам понадобится место для их размещения или хранения. Существует множество различных органайзеров, которые вы сможете использовать для своей собственной файловой системы. Вот несколько примеров: настольный лоток для документов, в котором, как правило, есть несколько отделений; каскадный настенный органайзер, с котором вы сможете выгодно использовать вертикальное пространство; и, наконец, пластиковый ящик для файлов, который отличается своей прочностью и долговечностью.
Такая организация учета документов крайне важна в любом хозяйстве. И если вам моя система разделения файлов кажется неудобной или достаточно сложной, то вы можете продумать свою собственную, которая будет понятна только вам, но именно она станет для вас лучшей!